[Prawo w biznesie] Polski mObywatel w kieszeni, a japoński hanko w muzeum, czyli jak cyfryzacja zmienia sposób podpisywania dokumentów

Japonia żegna hanko. Czy wraz z nim odchodzi coś więcej niż pieczątka?
Ostatnie tygodnie przyniosły ze strony japońskiej służby cywilnej ogłoszenie, które dla jednych brzmi wprowadzenie japońskiego obrotu prawnego w XXI w. Dla innych to zasadnicze zerwanie z tradycyjną japońską kulturą prawną. Japonia oficjalnie ogłosiła „zwycięstwo" nad procedurami analogowymi. Miejsce tradycyjnej pieczątki hanko zajmuje podpis elektroniczny i karta "My Number".

Japonia właśnie wkracza w erę nowoczesności. Teraz ma być szybciej i taniej. Jednak, czy zawsze "szybciej" znaczy "lepiej"?

Czym jest hanko i dlaczego nie był "tylko pieczątką"?

Hanko (ハンコ) – formalnie inkan – to osobista pieczątka stanowiąca w japońskim prawie odpowiednik podpisu. Podłużna, zazwyczaj okrągła lub owalna, z ręcznie grawerowanym nazwiskiem właściciela w tradycyjnym piśmie pieczęciowym tensho. Każda jest z zasady unikatowa.

Ale hanko to nie był tylko kawałek drewna czy rogu. To był rytuał. Moment, w którym przykładałeś pieczątkę do czerwonego tuszu shuniku i z namysłem stawiałeś ślad na papierze, nie był tylko formalnością. To było branie osobistej odpowiedzialności za każde słowo w dokumencie. W tym geście była powaga, była historia i był szacunek do rzemiosła, które przetrwało wieki.

Japońska kultura prawna od dawna rozumiała to, czego zachodnie systemy prawne często nie dostrzegają. A mianowicie, że forma ma znaczenie, a fizyczny akt autoryzacji dokumentu niesie ze sobą ciężar decyzji, której nie zastąpi kliknięcie "OK".

Hierarchia pieczęci, czyli nie wszystkie hanko są sobie równe!

W Japonii obowiązywała ścisła hierarchia pieczęci, a jej rodzaj zawsze determinował wagę czynności prawnej.

Najwyżej w tej hierarchii stał jitsuin, czyli jedyna pieczątka wymagająca oficjalnej rejestracji w urzędzie administracji lokalnej. Używany przy czynnościach o najwyższej mocy wiążącej, stosowany do zawierania kontraktów handlowych, umów kredytowych, zakupu nieruchomości, czy rejestracji małżeństwa. Do każdej ważnej transakcji dołączano urzędowe zaświadczenie (inkan shōmei-sho), potwierdzające autentyczność pieczątki. Przechowywano go w sejfie lub skrytce bankowej, ponieważ jego utrata mogła mieć daleko idące konsekwencje prawne.

Niżej w hierarchii znajdował się ginkin, czyli pieczęć bankowa służąca do dokonywania lub autoryzacji codziennych operacji takich jak: wypłaty, wpłaty, przekazy - z odciskiem wbitym na stałe w książeczkę bankową.

Kolejny był mitomein, który nie wymagał rejestracji i był dostępny w każdym sklepie za kilkadziesiąt jenów. To właśnie on służył do kwitowania odbioru poczty, codziennych dokumentów w pracy czy opłat domowych. Co istotne z praktycznego punktu widzenia, mitomein mogli posiadać również cudzoziemcy, z nazwiskiem zapisanym katakaną.

Swoje pieczęcie miały też firmy. Kaishain lub shain, kwadratowe bądź okrągłe, im większa firma, tym bardziej okazała pieczęć. Każde jej użycie miało charakter rytualny i oficjalnie usankcjonowany. Japońskie prawo kontraktowe wprost przewidywało dwa równorzędne sposoby zawarcia umowy w formie pisemnej, tj. podpis albo pieczęć hanko.

Pandemia ujawniła słabość – i przyspieszyła zmianę

Kryzys COVID-19 odsłonił absurdalność czysto analogowych procedur. Japońscy urzędnicy musieli fizycznie stawiać się w biurach, żeby przyłożyć pieczątki do dokumentów potrzebnych do zarządzania pandemią. Nie można ich było wysłać zdalnie. Nie można było procedować online. Hanko był wtedy słusznie krytykowany.

Rząd japoński podjął od tamtego czasu zdecydowane kroki na rzecz cyfryzacji procedur administracyjnych, a dziś ogłasza finał tej reformy. Miejsce inkan zajmuje podpis elektroniczny i karta "My Number",będący japońskim odpowiednikiem naszego mObywatela i podpisu kwalifikowanego, które w Polsce stały się standardem szybciej, niż komukolwiek przyszłoby to do głowy.

Szybciej, ale czy lepiej?

Dziś fizyczny ciężar decyzji zamieniamy na cyfrowe kliknięcie. Świat staje się sprawniejszy, ale też jak pisał jeden z komentatorów tej zmiany, jakby mniej namacalny. Boję się, że wraz z odejściem hanko z urzędowych biurek, zniknie kolejna cząstka japońskiej tożsamości, która uczyła cierpliwości i dbałości o detal.

Może i był „nieefektywny" w erze cyfrowego obrotu prawnego, ale w świecie wartości był niezastąpiony.

Co to oznacza dla biznesu z Japonią?

Z perspektywy praktycznej warto wiedzieć, że:

• Reforma dotyczy przede wszystkim administracji publicznej. Obrót prywatny i kontrakty handlowe będą ewoluować wolniej, a hanko przez wiele lat pozostanie obecny w japońskim biznesie;
• Mitomein wciąż wystarczy do codziennego obrotu z japońskimi partnerami i jest dostępny dla cudzoziemców;
• Jitsuin z zaświadczeniem nadal może być wymagany przy umowach o szczególnej wadze prawnej;
• Japońskie prawo kontraktowe cenić będzie nadal zaufanie, reputację kontrahenta i harmonijną współpracę, czyli fundamentalne wartości, które hanko symbolizował, nawet jeśli sam zniknie z biurek.

Działamy w środowisku międzynarodowym i rozumiemy, że skuteczna obsługa prawna to nie tylko znajomość przepisów, to również znajomość kultury prawnej partnera biznesowego.

Żegnaj, Inkanie. Niech Twój odcisk pozostanie choćby w pamięci.