[Prawo handlowe / Commercial law] Kim jest doradca rady nadzorczej i jaka jest jego rola w nadzorze spółki? Who is an (legal) advisor to the supervisory board and what is his role in the supervision of the company?

Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych z 2022 r., wprowadziła wiele istotnych zmian, które opisujemy w jednym z wpisów na blogu naszej kancelarii prawnej - Prawo spółek handlowych] Zmiany funkcjonowania rad nadzorczych i grupa spółek - Nowelizacja przepisów Kodeksu spółek handlowych (prawo holdingowe).

Tym niemniej, w tym wpisie bardziej szczegółowo przedstawiamy instytucję doradcy rady nadzorczej, w tym funkcję doradcy rady nadzorczej w procesie nadzoru nad działalnością spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.), spółki akcyjnej (S.A.), prostej spółki akcyjnej (P.S.A.), czy też spółki komandytowo-akcyjnej (S.K.A.).

The amendment to the Commercial Companies Code of 2022 introduced many important changes, which we describe in one of the entries on the blog of our law firm - Commercial Companies Law. Changes in the functioning of supervisory boards and group of companies - Amendment to the provisions of the Commercial Companies Code (holding law).

Nevertheless, in this post we present in more detail the institution of an advisor to the supervisory board, including the function of an advisor to the supervisory board in the process of supervising the activities of a limited liability company (sp. z o. o.), a joint-stock company (SA), a simple joint-stock company (PSA), or a limited joint-stock partnership (SKA).

Doradca rady nadzorczej to osoba zewnętrzna, której zadaniem jest wspieranie rady nadzorczej spółki, szczególnie spółki będącej tzw. Spółką Skarbu Państwa (SSP), w realizacji jej obowiązków nadzorczych. Tytułem przypomnienia wskazać należy, że rada nadzorcza pełni kluczową rolę w nadzorze nad działalnością spółki, szczególnie w spółkach akcyjnych oraz spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością. Jej główne zadania obejmują:

• nadzór nad działalnością spółki: Rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich aspektach jej funkcjonowania. Oznacza to monitorowanie działań zarządu i kontrolę zgodności działań spółki z obowiązującymi przepisami prawa oraz statutem spółki,
• ocena sprawozdań finansowych: Rada nadzorcza analizuje i ocenia roczne sprawozdania finansowe spółki oraz sprawozdania zarządu z działalności spółki. Celem tej oceny jest zapewnienie rzetelności i zgodności sprawozdań z rzeczywistym stanem finansowym spółki,
• rekomendowanie decyzji: Rada nadzorcza opiniuje i rekomenduje decyzje, które mają być podejmowane przez walne zgromadzenie, takie jak podział zysku, pokrycie straty czy emisja akcji. Dzięki temu akcjonariusze mogą podejmować świadome decyzje na podstawie opinii organu nadzorczego,
• powoływanie i odwoływanie członków zarządu: W niektórych spółkach rada nadzorcza ma kompetencje do powoływania i odwoływania członków zarządu. Jest to istotne narzędzie kontrolne, które pozwala radzie nadzorczej wpływać na kierownictwo spółki,
• zatwierdzanie wynagrodzeń członków zarządu: Rada nadzorcza często decyduje o wynagrodzeniach członków zarządu, co ma na celu zapewnienie, że wynagrodzenia te są adekwatne do wyników spółki oraz sytuacji rynkowej,
• czynności kontrolne i sprawdzające: Rada nadzorcza może podejmować czynności kontrolne i sprawdzające, takie jak audyty wewnętrzne, kontrola dokumentów i ksiąg rachunkowych, oraz zlecanie zewnętrznych audytów. Dzięki temu może na bieżąco monitorować kondycję spółki,
• współpraca z biegłym rewidentem: Rada nadzorcza współpracuje z biegłym rewidentem w procesie badania sprawozdań finansowych, co pozwala na niezależną ocenę stanu finansowego spółki,
• inne zadania statutowe: Statut spółki może przewidywać dodatkowe zadania dla rady nadzorczej, takie jak zatwierdzanie określonych decyzji zarządu czy podejmowanie decyzji strategicznych.
   

Rada nadzorcza odgrywa zatem kluczową rolę w zapewnieniu transparentności i prawidłowego funkcjonowania spółki, będąc jednocześnie organem, który chroni interesy akcjonariuszy oraz innych interesariuszy spółki.

W wielu przypadkach, działalność rady nadzorczej obejmuje takie obszary działalności spółki, które wymagają specjalistycznej wiedzy, jak chociażby:

• prawa pracy np. regulaminu pracy, siatki płac w spółce etc.,  
• prawa konkurencji,
• spraw korporacyjnych, np. organizacji ładu korporacyjnego (corporate governance),
• ustalenia odpowiedzialności członków organów spółki,
• audytów organizacyjnych, prawnych,
• nadzoru nad wydatkowaniem środków na działalność CSR, czy promocji poprzez sport, w tym sponsoringu sportu,
• branżowych regulacji prawnych, jak np. prawa branży TSL (transport-spedycja-logistyka), czy przepisów szczególnych dotyczących konkretnej spółki lub  sektora gospodarki w której konkretna spółka prowadzi podstawową działalność, np. w przypadku firm budowlanych – prawa budowlanego, a w przypadku firm działających w branży portowo-morskiej - ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o portach morskich i przystaniach morskich (Dz. U. z 2023 r., poz. 1796 – t.j.).

Zgodnie z art. 219 §1 k.s.h. w przypadku spółki z o.o., oraz art. 382 §1 k.s.h., rada nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. Tym niemniej, w celu prawidłowego sprawowania funkcji nadzorczych rada nadzorcza może powołać komitet rady nadzorczej (w przypadku sp. z o.o. – art. 219(1) k.s.h.) lub powołać doradcę rady nadzorczej (w przypadku sp. z o.o. – art. 219(2) k.s.h., a w przypadku spółki akcynej (S.A.) – art. 382(1) k.s.h.).

Głównym celem wprowadzenia tej funkcji jest zapewnienie radzie nadzorczej dostępu do specjalistycznej wiedzy, której mogą nie posiadać jej członkowie. Doradca rady nadzorczej może być prawnikiem lub radcą prawnym, posiadającym odpowiednie kompetencje do wykonywania powierzonych mu zadań. Do jego obowiązków należą m.in. czynności sprawdzające, analiza dokumentów oraz doradztwo w zakresie decyzji podejmowanych przez radę nadzorczą.

Istotna jest również rola doradcy rady nadzorczej w kontekście odpowiedzialności członków rady nadzorczej. Wsparcie doradcy rady nadzorczej, pozwala członkom rady nadzorczej lepiej wypełniać swoje obowiązki, co minimalizuje ryzyko podejmowania błędnych decyzji oraz potencjalnych naruszeń prawa. To z kolei przekłada się na zwiększenie bezpieczeństwa prawnego całej spółki jak i samych członków rady nadzorczej.

W przypadku sp. z o.o., zgodnie z art. 219(1) k.s.h., rada nadzorcza może ustanowić doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, składający się z członków rady nadzorczej, do pełnienia określonych czynności nadzorczych (komitet rady nadzorczej). Skorzystanie przez radę nadzorczą z takiego uprawnienia nie zwalnia jednak jej członków z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru, co w szczególności wynika z faktu, ze rada nadzorcza jest organem kolegialnym. Niemniej, komitet rady nadzorczej o ile sama rada nadzorcza nie postanowi inaczej, ma prawo podejmować czynności nadzorcze określone w art. 219 § 4, tj. może badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych. Wówczas wszelkie takie informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia są przekazywane komitetowi rady nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin.

Natomiast w przypadku doradcy rady nadzorczej w spółce z o.o., to zgodnie z art. 219(1) k.s.h., jeżeli umowa spółki tak stanowi, rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę (doradca rady nadzorczej). Doradca rady nadzorczej może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. Wówczas, w umowie pomiędzy spółką a wybranym doradcą rady nadzorczej spółkę reprezentuje rada nadzorcza.  Natomiast zarząd spółki zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do wszelkich dokumentów związanych z przygotowywanym przez niego badaniem opinią etc., i udziela mu żądanych przez doradcę rady nadzorczej informacji.

Doradcą rady nadzorczej może być w istocie osobna prawna – np. kancelaria prawna, firma audytorska, lub  osoba fizyczna wykonująca czynności w jego imieniu lub na jego rzecz a także osoba fizyczna posiadają odpowiednie kwalifikacje. Niemniej, każda taka osoba jest z mocy prawa (art. 219(1) §1 k.s.h.) jest zobowiązana zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki. Taki obowiązek zachowania tajemnicy nie jest ograniczony w czasie.

W przypadku spółki akcyjnej, w tym także spółek z udziałem Skarbu Państwa, zgodnie z art. 382(1) k.s.h., rada nadzorcza może podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku przez wybranego doradcę (doradca rady nadzorczej).

Doradca rady nadzorczej może zostać wybrany również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii. W umowie między spółką a doradcą rady nadzorczej spółkę reprezentuje rada nadzorcza. Zarząd zapewnia doradcy rady nadzorczej dostęp do dokumentów i udziela mu żądanych informacji.

Doradca rady nadzorczej oraz osoba fizyczna wykonująca czynności w jego imieniu lub na jego rzecz są obowiązani zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki. Obowiązek zachowania tajemnicy nie jest ograniczony w czasie. Rada nadzorcza może zdecydować o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy rady nadzorczej, chyba że mogłoby to wyrządzić szkodę spółce, spółce powiązanej albo spółce lub spółdzielni zależnej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa. W przypadku podjęcia decyzji o udostępnieniu akcjonariuszom wyników pracy doradcy rady nadzorczej, zarząd udostępnia go w sposób określony dla ogłoszenia o zwołaniu walnego zgromadzenia w terminie dwóch tygodni od dnia powzięcia uchwały rady nadzorczej. Nie wyłącza to innych obowiązków informacyjnych, które wynikają z przepisów szczególnych, jak np. ustawy z dnia 16 grudnia 2016 r. o zasadach zarządzania mieniem państwowym (Dz. U. z 2024 r., poz. 125 – t.j.).

Niemniej, statut spółki może wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej, w szczególności przez upoważnienie walnego zgromadzenia do określenia maksymalnego łącznego kosztu wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego. Rola doradcy rady nadzorczej, może być pomocna również przy ocenie zasadności, zgodności z prawem dokonania określonej czynności prawnej lub faktycznej przez spółkę. Jest to szczególnie istotne  w kontekście treści art. 384 k.s.h., zgodnie z którym statut może rozszerzyć uprawnienia rady nadzorczej, a w szczególności przewidywać, że zarząd jest obowiązany uzyskać zgodę rady nadzorczej przed dokonaniem określonych w statucie czynności. Natomiast, w przypadku, gdy rada nadzorcza nie wyrazi zgody na dokonanie określonej czynności, zarząd może zwrócić się do walnego zgromadzenia, aby powzięło uchwałę udzielającą zgodę na dokonanie tej czynności.

Podsumowując, doradca rady nadzorczej to nowa i istotna instytucja w polskim prawie spółek handlowych, mająca na celu wsparcie rad nadzorczych, zwłaszcza w spółkach z udziałem Skarbu Państwa, poprzez dostarczanie członkom rad nadzorczych specjalistycznej wiedzy i pomoc w prawidłowej realizacji czynności nadzorczych i sprawdzających działalności spółki. Doradca rady nadzorczej, poprzez wsparcie dzielności rady nadzorczej w szczególnych obszarach działalności spółki jak np. dotyczących ładu korporacyjnego (corporate governance), wewnętrznych aktów prawnych spółki, czy branżowych regulacji prawni lub szczególnych przepisów prawa powszechnego, a także związanych ze specyfiką danej dziedziny gospodarki w której spółka prowadzi swoją podstawową działalność, pozwala na zarządzanie ryzykiem odpowiedzialności członków rady nadzorczej jak również zapewnia efektywny nadzór nad spółką. Kancelaria prawna, specjalizująca się w obsłudze spółek, może odgrywać kluczową rolę w zapewnieniu doradztwa radzie nadzorczej, w tym wskazania osoby posiadającej taką specjalistą wiedzę, która jest niezbędną radzie nadocznej w celu prawidłowego sprawowania funkcji przez jej członków. Współpraca z doradcą posiadającym specjalistyczną wiedzę w zakresie prawa spółek handlowych, prawa pracy, prawa podatkowego, rachunkowości spółek, czy tez prawa sportowego – działalności sponsoringowej w sporcie (sponsoring sportu)i innych form promocji poprzez sport, stanowi wartość dodaną, umożliwiając skuteczny nadzór i kontrolę nad działalnością spółki w odniesieniu do audytu czynności już wykonach (np. zakończonych akcji promocyjnych) jak i potencjalnych czy planowanych działań a także objęcia tych działań procesem complinace, tj. określania ich zasadności, zgodności z prawem a także uzasadnienia biznesowego (realizacji celu gospodarczego). W zasadzie takie usługi prawne świadczone przez kancelarię prawną, można przyrównać do stałej obsługi prawnej spółki, z tym zastrzeżeniem, że wewnętrzny prawnik spółki (in-house), jak również biuro prawne świadczące usługi na rzecz spółki w szczególności w formie stałej obsługi prawnej spółki, jako „zależne” od zarządu spółki nie może świadczyć usług na rzecz rady nadzorczej tej spółki, a tym samym pełnić funkcji doradcy rady nadzorczej tej spółki.

The amendment to the Commercial Companies Code of 2022 introduced many important changes, which we describe in one of the entries on the blog of our law firm - Commercial Companies Law. Changes in the functioning of supervisory boards and group of companies - Amendment to the provisions of the Commercial Companies Code (holding law).

Nevertheless, in this post we present in more detail the institution of an advisor to the supervisory board, including the function of an advisor to the supervisory board in the process of supervising the activities of a limited liability company (sp. z o. o.), a joint-stock company (SA), a simple joint-stock company (PSA), or a limited joint-stock partnership (SKA).

 An (legal) advisor to the supervisory board is an external person whose task is to support the supervisory board of the company, especially a company that is the so-called A State Treasury Company (SSP), in the implementation of its supervisory duties. As a reminder, it should be noted that the supervisory board plays a key role in supervising the company's operations, especially in joint-stock companies and limited liability companies. Her main tasks include:

• supervision over the company's activities: The supervisory board exercises constant supervision over the company's activities in all aspects of its operation. This means monitoring the activities of the management board and checking the compliance of the company's activities with applicable law and the company's statute,
• assessment of financial statements: The supervisory board analyzes and evaluates the company's annual financial statements and the management board's reports on the company's activities. The purpose of this assessment is to ensure the reliability and compliance of the reports with the actual financial condition of the company,
• recommending decisions: The supervisory board gives opinions and recommends decisions to be made by the general meeting, such as profit distribution, loss coverage or share issue. Thanks to this, shareholders can make informed decisions based on the opinion of the supervisory authority,
• appointing and dismissing management board members: In some companies, the supervisory board has the competence to appoint and dismiss management board members. This is an important control tool that allows the supervisory board to influence the company's management,
• approving the remuneration of management board members: The supervisory board often decides on the remuneration of management board members to ensure that these remunerations are adequate to the company's results and the market situation,
• control and verification activities: The supervisory board may undertake control and verification activities, such as internal audits, inspection of documents and accounting books, and commissioning external audits. Thanks to this, he can monitor the company's condition on an ongoing basis,
• cooperation with a certified auditor: The supervisory board cooperates with a certified auditor in the process of auditing financial statements, which allows for an independent assessment of the company's financial condition,
• other statutory tasks: The company's statute may provide for additional tasks for the supervisory board, such as approving specific decisions of the management board or making strategic decisions.
   

The supervisory board therefore plays a key role in ensuring transparency and proper functioning of the company, while being a body that protects the interests of shareholders and other stakeholders of the company.

In many cases, the activities of the supervisory board cover areas of the company's operations that require specialized knowledge, such as:

• labor law, e.g. work regulations, pay scales in the company, etc.,
• competition law,
• corporate matters, e.g. organization of corporate governance ( corporate governance ),
• determining the liability of members of the company's bodies,
• organizational and legal audits,
• supervision over the spending of funds on CSR activities or promotion through sports, including sports sponsorship, and sport law,
• industry legal regulations, such as the laws of the TSL industry (transport-forwarding-logistics), or specific regulations relating to a specific company or the economic sector in which a specific company conducts its core business, e.g. in the case of construction companies - construction law, and in the case of companies operating in port and sea industry - Act of December 20, 1996 on sea ports and sea harbors (Journal of Laws of 2023, item 1796 - i.e. ).

Pursuant to Art. 219 §1 of the Commercial Companies Code . in the case of a limited liability company, and Art. 382 §1 of the Commercial Companies Code , the supervisory board exercises constant supervision over the company's activities in all areas of its activity. Nevertheless, in order to properly perform supervisory functions, the supervisory board may appoint a committee of the supervisory board (in the case of a limited liability company - Article 219(1) of the Commercial Companies Code ) or appoint an advisor to the supervisory board (in the case of a limited liability company - Article 219( 1) of the Commercial Companies Code. 2) Commercial Companies Code , and in the case of a joint stock company (SA>) – Article 382(1) of the Commercial Companies Code .

The main purpose of introducing this function is to provide the supervisory board with access to specialist knowledge that its members may not have. An advisor to the supervisory board may be a lawyer or legal adviser with appropriate competences to perform the tasks entrusted to him. His duties include, among others: verification activities, document analysis and advice on decisions made by the supervisory board.

The role of the advisor to the supervisory board in the context of the responsibility of supervisory board members is also important. The support of a supervisory board advisor allows members of the supervisory board to better fulfill their duties, which minimizes the risk of making wrong decisions and potential violations of the law. This, in turn, translates into increased legal security of the entire company and the members of the supervisory board themselves.

To sum up, an advisor to the supervisory board is a new and important institution in Polish commercial company law, intended to support supervisory boards, especially in companies with State Treasury shareholding, by providing members of supervisory boards with specialized knowledge and assistance in the proper implementation of supervisory and checking activities of the company's activities. Advisor to the supervisory board, by supporting the independence of the supervisory board in specific areas of the company's operations, such as corporate governance, internal legal acts of the company, industry legal regulations or specific provisions of common law, as well as those related to the specificity of a given field of the economy in which the company conducts its core business, allows for management of the liability risk of supervisory board members and ensures effective supervision of the company. A law firm specializing in servicing companies can play a key role in providing advice to the supervisory board, including identifying a person with the specialist knowledge necessary for the supervisory board to properly perform its functions by its members. Cooperation with an advisor with specialist knowledge in the field of commercial company law, labor law, tax law, company accounting, or sports law - sponsoring activities in sports (sports sponsorship) and other forms of promotion through sports, is an added value, enabling effective supervision and control over the company's activities in relation to the audit of activities already performed (e.g. completed promotional campaigns) as well as potential or planned activities, as well as covering these activities with the complinace process, i.e. determining their justification, compliance with the law and business justification (implementation of an economic goal).